Conditions Générales d'Utilisation

1. Définitions

Plateforme : le site web pre-hire.com et l'application PreHire.

Services : l'ensemble des fonctionnalités mises à disposition du Client par la Plateforme, notamment la création d'offres d'emploi, l'analyse assistée par IA des CV, l'envoi d'invitations aux candidats, la collecte et l'analyse de réponses vidéo, et le suivi des candidatures.

Compte : l'espace personnel du Client lui permettant d'accéder aux Services.

Candidat : toute personne invitée par le Client à participer à un processus de pré-sélection via la Plateforme.

Données Candidat : l'ensemble des données à caractère personnel relatives aux Candidats, traitées par PreHire pour le compte du Client en sa qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

Crédit overflow : unités permettant de traiter des candidats au-delà du quota mensuel inclus dans l'abonnement, réservées aux comptes disposant d'un abonnement actif.

Période d'essai : période gratuite de sept (7) jours, à entretiens et analyses illimités, offerte au Client à l'activation de sa session, sans engagement ni saisie de moyen de paiement.

2. Objet

Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Client peut accéder et utiliser la Plateforme PreHire pour mener ses opérations de pré-sélection de candidats.

Les conditions financières applicables font l'objet de Conditions Générales de Vente distinctes. Les modalités de traitement des Données Candidat font l'objet d'un Accord de Sous-Traitance (DPA).

3. Création et gestion du compte

3.1 Création

La création d'un compte est gratuite et nécessite la fourniture des informations suivantes :

• Nom et prénom du représentant
• Adresse email professionnelle
• Nom de l'entreprise
• Mot de passe respectant les exigences de sécurité affichées

Le Client garantit l'exactitude des informations fournies et s'engage à les maintenir à jour.

3.2 Vérification de l'email

L'activation du compte est subordonnée à la vérification de l'adresse email fournie via un lien envoyé par PreHire.

3.3 Sécurité des identifiants

Le Client est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants. Il s'engage à notifier PreHire sans délai de toute utilisation non autorisée de son compte ou de toute atteinte à la sécurité.

PreHire ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant d'une utilisation frauduleuse du compte par un tiers ayant obtenu les identifiants du Client.

3.4 Comptes multi-utilisateurs

Selon le plan souscrit, le Client peut inviter des collaborateurs à accéder au compte avec des rôles différenciés. Le Client demeure responsable des actions effectuées par les utilisateurs qu'il a invités.

4. Utilisation des Services

4.1 Engagements du Client

Le Client s'engage à utiliser la Plateforme :

• dans le respect des lois et règlements applicables, en particulier en matière de droit du travail, de non-discrimination et de protection des données personnelles ;
• exclusivement dans le cadre d'un processus de pré-sélection légitime pour des postes réellement disponibles ou pour la constitution d'un vivier de talents avec information des Candidats ;
• sans porter atteinte aux droits de tiers, notamment ceux des Candidats.

4.2 Information et transparence vis-à-vis des Candidats

Le Client s'engage à informer chaque Candidat, préalablement à sa participation au processus, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD et aux obligations issues du Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (AI Act). PreHire met à disposition une Notice d'information candidat type que le Client peut adopter ou compléter.

Le Client est seul responsable de la conformité de ses propres processus RH et des informations communiquées aux Candidats.

4.3 Usage interdit

Il est strictement interdit au Client :

• d'utiliser la Plateforme à des fins discriminatoires, notamment au sens des articles L.1132-1 et L.1142-1 du Code du travail ;
• de prendre une décision finale (refus, embauche) en se fondant exclusivement sur le scoring algorithmique fourni par PreHire ;
• de créer de faux profils de Candidats ou de simuler des processus de recrutement ;
• de détourner la Plateforme de sa finalité, notamment à des fins de profilage commercial, marketing ou de surveillance ;
• d'extraire massivement les données de la Plateforme par des moyens automatisés non autorisés ;
• de tenter de contourner les mesures de sécurité, de surcharger la Plateforme ou d'introduire des codes malveillants ;
• de porter atteinte à la réputation de PreHire ;
• de revendre, sous-licencier ou mettre à disposition de tiers les Services sans autorisation préalable écrite de PreHire.

4.4 Responsabilité du Client en tant que responsable de traitement

Le Client est seul responsable de traitement (au sens du RGPD) des données des Candidats qu'il introduit ou fait traiter sur la Plateforme. PreHire agit en qualité de sous-traitant.

À ce titre, le Client s'engage à :

• définir une finalité licite, explicite et déterminée ;
• identifier une base légale appropriée (mesures précontractuelles, intérêt légitime, consentement le cas échéant) ;
• respecter le principe de minimisation des données ;
• définir une durée de conservation justifiée, dans la limite des préconisations CNIL (2 ans après dernier contact pour les Candidats non retenus, sauf justification différente) ;
• traiter les demandes d'exercice de droits émanant des Candidats.

5. Rôle de l'intelligence artificielle

5.1 Nature de l'aide algorithmique

PreHire intègre des composantes d'intelligence artificielle visant à aider le Recruteur dans son travail de pré-sélection. Cette aide consiste notamment à :

• extraire les informations structurées présentes dans les CV ;
• proposer un score indicatif de correspondance entre une candidature et une offre d'emploi ;
• transcrire automatiquement les réponses vidéo des Candidats ;
• proposer un score indicatif des réponses au regard des critères définis par le Recruteur.

5.2 Décision humaine

L'IA mise en œuvre par PreHire est un outil d'aide à la décision. Elle ne prend pas de décision autonome concernant les Candidats. La décision de retenir, écarter ou contacter un Candidat relève exclusivement du Recruteur.

Le Client reconnaît expressément cette répartition et s'engage à maintenir une supervision humaine effective sur l'ensemble du processus, conformément aux obligations issues de l'AI Act et du RGPD (article 22).

5.3 Absence d'analyse biométrique ou émotionnelle

La Plateforme analyse exclusivement le contenu textuel des CV et des réponses transcrites. Elle ne procède à aucune analyse biométrique, aucune analyse des expressions faciales, du ton de voix, de la prosodie ou de l'état émotionnel des Candidats.

5.4 Localisation des modèles d'IA

PreHire s'engage à ne recourir, pour les traitements d'IA appliqués aux Données Candidat, qu'à des modèles hébergés au sein de l'Union européenne.

6. Disponibilité du service

6.1 Engagement de moyens

PreHire s'engage à mettre tout en œuvre pour assurer un accès continu à la Plateforme. Cet engagement est de moyens, et non de résultat.

6.2 Maintenance

PreHire se réserve le droit d'interrompre temporairement l'accès à la Plateforme pour effectuer toute opération de maintenance. PreHire s'efforcera d'effectuer ces interruptions à des heures de faible affluence et de notifier le Client en cas de maintenance prolongée.

6.3 Force majeure

PreHire ne saurait être tenue responsable d'une indisponibilité résultant d'un cas de force majeure, du fait d'un tiers, d'une défaillance des réseaux de télécommunication ou d'une opération légitime de sécurité.

7. Propriété intellectuelle

7.1 Propriété de la Plateforme

La Plateforme, ses interfaces, son code, ses bases de données, ses signes distinctifs et l'ensemble de ses composants sont la propriété exclusive de PreHire ou de ses concédants.

Les présentes CGU n'opèrent aucun transfert de droits de propriété intellectuelle au profit du Client. Seul un droit d'usage personnel, non exclusif, non transférable et limité à la durée d'utilisation des Services est concédé au Client.

7.2 Propriété des contenus du Client

Le Client conserve la propriété des contenus qu'il publie sur la Plateforme (offres d'emploi, critères, questions personnalisées, etc.).

Le Client concède à PreHire une licence non exclusive, mondiale et limitée à la durée d'utilisation des Services, permettant à PreHire de stocker, afficher et traiter ces contenus aux seules fins de fournir les Services.

7.3 Données Candidat

Les Données Candidat traitées par la Plateforme sont régies par le DPA (Accord de Sous-Traitance). PreHire ne revendique aucun droit sur ces données et ne les utilise pas à d'autres fins que la fourniture des Services au Client.

7.4 Absence d'utilisation pour entraînement de modèles d'IA

PreHire s'engage à ne pas utiliser les contenus du Client, les Données Candidat, les CV, les réponses vidéo ou leurs transcriptions pour entraîner, ré-entraîner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle, qu'ils soient développés par PreHire ou par ses sous-traitants.

8. Responsabilité

8.1 Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi, la responsabilité de PreHire est limitée aux dommages directs et prévisibles, à l'exclusion de tout dommage indirect, notamment :

• perte de chiffre d'affaires ou de marge ;
• perte d'opportunité, y compris perte d'opportunité de recrutement ;
• perte de productivité ;
• préjudice commercial ou atteinte à l'image ;
• perte de données reconstructibles depuis les sauvegardes.

Le montant total cumulé de la responsabilité de PreHire au titre des présentes CGU et des CGV ne pourra excéder, par année civile, le montant le plus élevé entre :

• le montant total versé par le Client à PreHire au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur ;
• mille (1 000) euros.

Sont expressément couverts par la présente limitation, sans qu'aucune dérogation ne puisse y être apportée :

• les bugs, défauts, erreurs ou régressions du logiciel ;
• les dysfonctionnements ponctuels du service ;
• les indisponibilités temporaires ou pannes ;
• les pertes de données reconstructibles depuis les sauvegardes ;
• les conséquences d'une interopérabilité défaillante avec des systèmes tiers ;
• tout dommage résultant d'une utilisation non conforme aux CGU par le Client ou par les Candidats.

8.2 Exclusions

Aucune limitation ne s'applique en cas de :

• faute lourde ou intentionnelle de PreHire ;
• dommage corporel ;
• violation délibérée d'obligations impératives en matière de protection des données personnelles ;
• tout autre cas où la limitation serait réputée non écrite par la loi.

8.3 Responsabilité du Client

Le Client est seul responsable des conséquences résultant :

• de l'usage qu'il fait des Services ;
• des décisions de recrutement qu'il prend ;
• du respect du droit du travail et de la non-discrimination ;
• de l'information communiquée aux Candidats ;
• de l'exactitude des données qu'il introduit dans la Plateforme.

9. Suspension et résiliation

9.1 Suspension immédiate

PreHire peut suspendre l'accès au compte sans préavis en cas de :

• manquement grave aux présentes CGU ;
• utilisation manifestement illicite ou frauduleuse ;
• non-paiement persistant des sommes dues ;
• mise en péril de la sécurité de la Plateforme ou des autres utilisateurs.

9.2 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier son compte à tout moment depuis son interface ou en écrivant à support@pre-hire.com. Les conditions financières applicables à la résiliation sont définies par les CGV.

9.3 Résiliation par PreHire

PreHire peut résilier le compte du Client moyennant un préavis de trente (30) jours notifié par email, sans avoir à justifier d'un motif particulier. La résiliation pour manquement reste régie par l'article 9.1.

9.4 Effets de la résiliation

• le Client perd l'accès à son compte et aux Services ;
• les données du compte du Client sont conservées pendant trente (30) jours, puis supprimées définitivement ;
• les Données Candidat sont restituées ou supprimées selon les modalités définies au DPA.

10. Données personnelles

Les données personnelles relatives au compte du Client (représentant, utilisateurs, données de facturation) sont traitées par PreHire en qualité de responsable de traitement, dans les conditions détaillées par la Politique de confidentialité.

Les Données Candidat sont traitées par PreHire exclusivement en qualité de sous-traitant du Client, dans les conditions détaillées par le DPA.

11. Modification des CGU

PreHire peut modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications sont notifiées au Client par email avec un préavis de trente (30) jours avant leur entrée en vigueur.

À défaut de contestation écrite avant l'entrée en vigueur, les nouvelles CGU sont réputées acceptées. En cas de refus, le Client peut résilier son compte sans frais avant l'entrée en vigueur.

12. Cession

Le Client ne peut céder les présentes CGU à un tiers sans l'accord préalable écrit de PreHire.

PreHire peut céder les présentes CGU dans le cadre d'une opération de restructuration, fusion, cession d'actifs ou opération similaire, sous réserve de notifier le Client.

13. Non-renonciation et divisibilité

Le fait pour PreHire de ne pas se prévaloir d'un manquement du Client à l'une quelconque des obligations issues des présentes CGU ne saurait être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Si une stipulation des présentes CGU est déclarée nulle, illégale ou inapplicable, les autres stipulations demeurent pleinement en vigueur.

14. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit français.

Tout litige relatif à leur interprétation, leur exécution ou leur cessation sera soumis aux tribunaux compétents du ressort de Lille, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

Pour les Clients professionnels, la juridiction compétente est celle du Tribunal de Commerce de Lille Métropole.

15. Contact

• Support : support@pre-hire.com
• Confidentialité : privacy@pre-hire.com
• DPO : dpo@pre-hire.com
• Téléphone : +33 9 80 40 06 22