Notice d'information candidat

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable du traitement de vos données est l'entreprise qui vous recrute. C'est elle qui :

• décide de mener un processus de pré-sélection ;
• choisit les questions posées ;
• prend la décision de retenir ou non votre candidature ;
• définit la durée de conservation de vos données.

Les coordonnées de cette entreprise figurent dans l'email d'invitation que vous avez reçu. En cas de doute, vous pouvez écrire à privacy@pre-hire.com et PreHire vous mettra en relation.

PreHire (Reach Technologies SAS) intervient en qualité de sous-traitant technique : nous fournissons l'outil, mais nous ne décidons pas du traitement de votre candidature.

2. Quelles données sont collectées ?

Les données suivantes peuvent être collectées :

• votre identité (nom, prénom) et vos coordonnées (email, téléphone) ;
• les informations contenues dans votre CV ou candidature (parcours, formations, compétences, expériences) ;
• vos réponses vidéo aux questions posées par le Recruteur ;
• la transcription textuelle automatique de vos réponses ;
• des données techniques de connexion (adresse IP, type d'appareil, navigateur) pour des raisons de sécurité et de bon fonctionnement.

Aucune donnée suivante n'est collectée, ni demandée, ni analysée :

• données de santé ;
• opinions politiques, religieuses ou philosophiques ;
• appartenance syndicale ;
• origine ethnique ou raciale ;
• données biométriques (empreinte vocale, reconnaissance faciale) ;
• données d'expression faciale ou émotionnelle ;
• vie sexuelle ou orientation sexuelle.

Si vous deviez évoquer spontanément l'un de ces sujets dans votre CV ou vos réponses, l'entreprise qui vous recrute s'est engagée à ne pas en faire un critère de sélection.

3. Comment l'intelligence artificielle est-elle utilisée ?

3.1 Ce que fait l'IA

PreHire utilise l'intelligence artificielle pour aider le Recruteur à gagner du temps dans l'examen des candidatures. Concrètement, l'IA :

• lit votre CV et en extrait les informations principales pour les présenter au Recruteur de manière structurée ;
• propose un score indicatif de correspondance entre votre profil et l'offre d'emploi ;
• transcrit en texte vos réponses vidéo ;
• propose un score indicatif des réponses au regard des critères définis par le Recruteur.

3.2 Ce que l'IA ne fait pas

C'est important : l'IA ne décide jamais à la place du Recruteur. Toutes les décisions concernant votre candidature sont prises par un humain au sein de l'entreprise qui recrute.

L'IA n'analyse pas non plus :

• vos expressions faciales ;
• votre voix, votre ton, votre débit de parole ;
• votre arrière-plan ou votre tenue ;
• votre état émotionnel ;
• aucun élément biométrique.

L'analyse porte exclusivement sur le contenu textuel : ce que dit votre CV, ce que vous dites dans vos réponses (transcrites en texte).

3.3 Où est hébergée l'IA ?

Les modèles d'intelligence artificielle utilisés par PreHire sont exclusivement hébergés au sein de l'Union européenne. Vos données ne sont jamais envoyées à une IA hébergée aux États-Unis ou ailleurs hors UE.

3.4 Pourquoi cette transparence ?

Le recrutement assisté par IA est un domaine encadré par le Règlement européen 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (AI Act), classifié comme « haut risque ». Cela signifie que vous avez le droit de savoir comment l'IA est utilisée, et d'en demander la non-utilisation pour votre candidature.

3.5 Votre droit de demander un examen sans IA

4. Pourquoi vos données sont-elles traitées ?

Vos données sont traitées pour :

• vous identifier en tant que candidat ;
• permettre au Recruteur d'examiner votre candidature ;
• vous communiquer les suites données à votre candidature ;
• le cas échéant, vous contacter pour les étapes suivantes du processus de recrutement.

La base légale du traitement est :

• les mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (article 6.1.b du RGPD) ; ou
• l'intérêt légitime de l'entreprise à recruter (article 6.1.f), sous réserve d'un équilibre avec vos droits et libertés.

Vos données ne sont pas utilisées pour :

• de la prospection commerciale ;
• du profilage publicitaire ;
• l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle ;
• la revente à des tiers.

5. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Votre entretien vidéo est mis à la disposition de l'entreprise qui recrute via la plateforme PreHire. Afin de vous laisser toutes les chances que votre présentation soit examinée, votre vidéo reste accessible à l'entreprise pendant 30 jours. Si l'entreprise ne donne pas suite, votre entretien vidéo est ensuite automatiquement supprimé, et l'ensemble des données associées dans un délai maximal de 12 mois.

Au-delà de la plateforme PreHire, la durée de conservation dans les propres systèmes de l'entreprise qui vous recrute est déterminée par celle-ci, dans le respect des préconisations de la CNIL :

• en cas de candidature retenue : tant que nécessaire pour la relation contractuelle ;
• en cas de candidature non retenue : maximum deux (2) ans après le dernier contact, sauf si vous demandez la suppression anticipée, ou sauf durée différente justifiée par l'entreprise.

Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos données : voir section 7.

6. Qui a accès à vos données ?

• les personnes autorisées au sein de l'entreprise qui vous recrute (recruteurs, RH, éventuellement managers opérationnels concernés par le poste), tenues par une obligation de confidentialité ;
• les équipes techniques de PreHire (Reach Technologies SAS), strictement pour les besoins de l'exploitation du service, et tenues par une obligation de confidentialité ;
• les sous-traitants techniques de PreHire (hébergement, transcription, emails), encadrés par des contrats de protection des données. La liste complète est publique.

Vos données ne sont jamais vendues ni mises à disposition de tiers à des fins publicitaires.

7. Vos droits

Le RGPD vous garantit plusieurs droits :

• Droit d'accès : savoir si des données vous concernant sont traitées, et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : faire supprimer vos données.
• Droit à la limitation : demander que le traitement soit limité.
• Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré et les transmettre à un autre acteur.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour un motif tenant à votre situation particulière.
• Droit de retrait du consentement (lorsque le traitement est fondé sur le consentement).
• Droit de demander un examen non automatisé / non assisté par IA.
• Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr.

Comment exercer ces droits ?

1. Contactez en priorité l'entreprise qui vous recrute, aux coordonnées figurant dans votre invitation. C'est elle qui est responsable de vos données.
2. En cas de difficulté, ou si vous ne savez pas vers qui vous tourner, écrivez à privacy@pre-hire.com. Nous transmettons votre demande au bon interlocuteur, et veillons à ce qu'elle soit traitée.

8. Localisation de vos données

Vos données (CV, vidéos, transcriptions) sont stockées au sein de l'Union européenne.

Les modèles d'intelligence artificielle qui transcrivent vos réponses et extraient les informations de votre CV sont également hébergés au sein de l'Union européenne.

Quelques services techniques périphériques (envoi d'emails, paiement, infrastructure d'hébergement) impliquent des prestataires dont la maison-mère est établie hors UE. Ces relations sont encadrées par les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne, ainsi que par des mesures techniques supplémentaires (chiffrement, contrôle d'accès). Pour plus de détails : Liste des sous-traitants.

9. Sécurité de vos données

Vos données sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées :

• chiffrement des communications par TLS ;
• chiffrement au repos des vidéos et transcriptions ;
• contrôle d'accès basé sur les rôles ;
• journalisation et supervision des accès ;
• sauvegardes régulières ;
• obligation de confidentialité imposée à tout intervenant.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, vous serez informé directement, conformément à l'article 34 du RGPD.

10. Délégué à la Protection des Données (DPO)

Le Délégué à la Protection des Données de PreHire est joignable à : dpo@pre-hire.com.

11. Réclamations

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation, vous pouvez :

• nous contacter pour tenter une résolution amiable ;
• introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).

12. Résumé en 5 points

1. C'est l'entreprise qui vous recrute qui est responsable de vos données, pas PreHire.
2. L'IA aide le Recruteur à gagner du temps, mais c'est lui qui prend toutes les décisions concernant votre candidature.
3. L'IA n'analyse aucune donnée biométrique, ni votre voix, ni vos expressions, ni vos émotions. Elle analyse uniquement le contenu textuel. Les modèles d'IA sont hébergés en Union européenne.
4. Vos vidéos et données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA, ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires.
5. Vous avez le droit d'accès, de rectification, de suppression, et de demander un examen sans aide algorithmique. Pour exercer un droit, contactez l'entreprise qui vous recrute, ou écrivez à privacy@pre-hire.com.

13. Contact

• Confidentialité : privacy@pre-hire.com
• DPO : dpo@pre-hire.com
• Support : support@pre-hire.com
• Téléphone : +33 9 80 40 06 22